Teknik Dokumentasi Sistem

Teknik Dokumentasi Sistem

Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan.
1.Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagaiedia diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer. 

2.Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem.

3.Dokumentasi sistem bermanfaat  bagi mereka yang sedang mempelajari prosedur dan sistem dalam sebuah perusahaan dan untuk memberikan pelatihan terhadap karyawan baru

Teknik dokumentasi sistem dapat dibedakan menjadi teknik untuk mendokumentasikan input Sistem, proses sistem, database sistem dan output sistem.

Input dan output sistem biasanya didokumentasikan dalam bentuk rancangan input dan rancangan output. Rancangan dokumen tidak hanya berupa gambar dokumen, tetapi juga dilengkapi dengan penjelasan bagaimana mengisikan data ke dalam dokumen tersebut, siapa yang bertanggung jawab untuk mengarsip dokumen serta mengisi dokumen. Sedangkan rancangan output dapat berupa contoh-contoh laporan

Bagan Arus (FlowChart)

à Merupakan alat yang digunakan untuk :  

a.       dokumentasi sistem yang sudah ada.

b.      Mendesain sistem baru

c.       Memberi petunjuk bagi programer yang akan membuat dan memperbaharui program komputer.

Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :

1.      Dokumen flowchart

2.      Sistem / proses flowchart

Dokumen Flowchart

à Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).

Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart

a.       Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem.

b.      Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan.

c.       Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di buat, diproses dan digunakan.

d.      Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu simbol atau kegiatan.

System Flowchart

à Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem (Process oriented).

Sistem flowchart terdiri dari dari beberapa tingkatan  :

-          High-level System Flowchart, sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai sistem.

-          Intermediate-level System Flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail

-          Low-level System Flowchart, menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu proses.

Program Flowchart

à Bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan  komputer dalam menjalankan suatu program.

Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart,

1.      Simbol dari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output.

2.      Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.

3.      Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.

4.      Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi.

5.      Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.

Data Flow Diagram (DFD)

à Suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau organisasi. Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru. (lebih bersifat penggambaran secara logis dari suatu sistem).

Elemen dalam suatu DFD :

a.       Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.

b.      Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi.

c.       Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelah kanannya.

d.      Data sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.

Diagram Aliran Data (DFD) berbeda dari Bagan Arus (Flowchart) dalam beberapa hal. Meskipun masin-masing menggunakan simbol untuk menyatakan proses, namun DFD tidak menunjukkan urutan proses. Jadi DFD mungkin menunjukkan beberapa proses yang beroperasi secara paralel.

Bagan IPO dan HIPO

Bagan IPO       à  Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak

                               rinci) sehingga   dapat  digunakan  untuk  melihat  / menganalisa 

                               suatu   sistem secara utuh.

Bagan HIPO    à  Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian.

                             semoga bermanfaat